Pokud je těch dokumentů tak málo, že se ti bude chtít vytvářet ručně popisy, použil bych k tomu adresářovou strukturu (popisem by byly názvy adresářů/podadresářů).
Abych to doplnil. Nechci si vytvařet složitou strukturu zkratek a mít pak na disku soubory se složitím jménem (respektive na domácím NAS). Místo toho si to představuji tak, že soubory pojmenuju třeba podle data a co obsahují si napíšu někde do popisu/tagu. Když pak budu chtít vyhledávat prohledám popisy všech souborů a až v posledním kroku se zorientuju podle data.
Dle mého názoru jednoduché, elegantní

a divil bych se, že by to ještě nikdo, nikdy neřešil

.
Jenom si nejsem jistý jestli se nejednalo o nějaké šuplíkové řešení

.